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邀请书的写法和格式

邀请书是邀请对方前来参加会议、做学术报告以及婚宴丧葬的一种专用书信。 邀请书是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加某项活动或事宜的专用书信。邀请书又称邀请信。
邀请书一般来讲有以下两个特点。
(一)邀请书的礼仪色彩
同请柬一样,邀请书也具有邀请的功能,要求有一些礼仪色彩。但相较而言,邀请书更朴 实、更常用一些。它没有请柬的过分庄重严肃,但却也礼仪周到,受到人们普遍的喜爱。
(二)邀请书的书信体格式
邀请书用语上比请柬随意,而且要求有较详细的邀约内容,所以采用书信体的格式。
邀请书通常由标题、称呼、正文、结尾和落款五部分组成。
(一)标题
邀请书的标题一般有两种方式构成。
单独以文种名称组成。如《邀请书》、《邀请信》。
由发文原因和文种名称共同组成 。如《关于出席亚太经济发展会议的邀请书》。
(二)称呼
称呼要顶格写被邀请的单位或个人的名称或姓名。也就是要写明主送对象。如“×××大学 :”、“××同志:”
(三)正文
邀请书的正文通常要求写出举办活动的内容、活动目的、活动时间、活动地点、活动方式、 邀请对象以及邀请对象所作的工作等。
活动的各种事宜务必在邀请书中写清楚、写周详。若附有票、券等物也应同邀请书一并送给 主送对象。
若相距较远,则应写明交通路线,以及来回接送的方式等。其它差旅费及活动经费的开销来 源、及被邀人所应准备的材料文件、节目发言等等也应在正文中交等清楚。
(四)结尾
结尾处要求写上礼节性的问候语。如“恳请光临”、“致以敬意”等等。
(五)落款
邀请书的落款要署上发文单位名称或发文个人的姓名,署上发文日期。邀请单位还应加盖公 章,以求慎重。
邀请书写作应注意的事项
(一)语言要含有尊敬之意
邀请书的主要内容类似于通知,但又有几分商量的意思,它不能是行政命令式的态度,所以 在用词上一定要礼貌。有些邀请书在开头还应解释一下自己不能亲自面邀的原因,以免引起 不必要的误会。
(二)邀请书务必事项周详
邀请书是被邀人进行必要准备的一个依据,所以各种事宜一定要在邀请书上显示出来,使邀 请对象可以有准备而来,也会使活动主办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。
(三)邀请书提前发送
邀请书要使被邀人早些拿到邀请书,这样可以使他对各种事务有一个统畴的安排,而不会 由于来不及准备或拿到邀请书时已过期了而参加不了举办的活动。
邀 请 书
尊敬的×××教授:
我们学会决定于19××年×月×日在省城华祥宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请拨冗出席。
顺祝
健康!
××省文学研究会
联系人:×××
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