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会议主持者应注意的事项

  (1) 注意会议议题的先后次序。根据人的心理、生理、精力等特点,与会者在会议的前半部时间里,富有活力和创造性,因此,需要与会者开动脑筋、集中献智的议题,应放在会议的前半部分,以便使达成的决议质量高。

  (2) 会议的议题,有的可能完全一致,有的可能相当分歧。开会时,可以先分歧,后一致,也可以先一致,后分歧,这要视具体情况而定,但会议主持者一定要有思想准备。先讨论分歧的问题,精力集中,可能有助于问题的解决,但如果分歧越来越大,无法收拾,又影响了一致的问题没有机会讨论了。后讨论有分歧的问题,对散会的气氛要有些影响。不管哪一种,主持者最好开始就限定每个议题的讨论时间。

  (3) 避免琐事占据了会议的时间。会议上常有一些人对紧迫而细小的事一定要纠缠个水落石出;对虽不紧迫但影响重大深远的事却没有给予关心和注意。会议主持者头脑一定要十分清醒,抓住全局性的和影响长远的议题,切不要让琐事干扰。

  (4) 会议必须准时开始。如果有人迟到,会议等上几分钟,渐渐地,不准时就成为合法了。最好有一个会议记录,记上与会者的考勤情况,这对不守时的人是有益的。

  (5) 对会议应实施有力的引导。当会议中有的人言不由衷、唠叨不停时,会议主持者应暗示他,或利用机会打断他的话。

  3 3 2 主持会议的要领

  主持会议的要领不外乎两条:一是处理好议题,即会议的主题、中心;二是应付好与会者。

  会议的议题是会议的核心,会议主持者必须在开会之初就把议题说明白:哪一项议题必须在会上由与会者做出决定;哪一项只需要与会者表明意见即可;哪一项需要当事人在会上做报告,然后让与会者回去进一步思考;哪一项有待于客观环境的配合才能解决;哪一项与会者必须赞同;哪一项需要建立一个专门小组去做进一步研究对策……

  另一条要领是应付好与会者。首先,一定要让与会者充分了解如下问题:议题的内容和为什么要请他来参加讨论,讨论的理由、事情的现状,现有的解决方案以及对此方案的正反两方面的意见。其次,要适时地终止辩论。有时辩论已经达成了某种妥协,但主席却没有发现,结果是“夜长梦多”,节外生枝。及时终止辩论的情况有多种方式,如,基本一致而及时终止;求同存异而及时终止等。最后,简明扼要地归纳。每一项议题经过讨论后,主持者应当简明扼要地将决议的结果报告给与会者,同时留下记录  

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