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商务传真使用礼仪

发布时间:2020-05-19

  传真在我们商务中是很普遍的,那么你们知道传真的使用礼仪是怎样的吗?下面是第一范文网小编为大家整理的商务传真使用礼仪,希望能够帮到大家哦!

商务传真使用礼仪

  1、必须依礼使用。

  商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。

  人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。

  2、传真的完整性:在发送传真时,应检查是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样地,应为对方写明收传真人的姓名、所在公司、部门等信息。所有的注释均应写在传真内容的上方。在发送传真时即便已经给予了口头说明,也应该在传真上注明以上内容,这是良好的工作习惯,对双方的文件管理都非常有利。

  3、传真的清晰度:发送传真时应尽量使用清晰的原件,避免发送后出现内容看不清楚的情况。

  4、传真的使用时间:如果没有得到对方的允许,不要将发送时间设定在下班后,这是非常不礼貌的行为。

  5、传真回复问题:如果传真机设定在自动接收的状态,发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系,确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复,避免因任何的疏漏造成传真丢失。在重要的商务沟通中,任何信息丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败,这样的细节不可轻视。

  注意事项:

  (一)格式规范

  正式的传真必须有首页,上面注明传送者与接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等,这样就可以让接收者可以一目了然。如果不是非常正式的,也必须以3—1,3—2,3—3等方式注明,让接收者一看就知道是三页。如果其中某一页不清楚或是未收到时,可以请对方再发一次,这样可以节省双方的时间。传真最好使用白色或浅色信纸,有些人喜欢用深色信纸或是信纸上有黑色或深色的条纹,用这些信纸发传真会浪费扫描时间。

  (二)内容齐全

  正式的传真信件必须像写信一样有礼貌,有必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等均不可缺少,尤其是信尾的签字非常重要,因为签字代表这封信是发信者同意才发出的,表示传真信件的严肃性以及对对方的尊重。

  (三)及时通报。

  发送传真之前可以向对方通报一下,以免发错。收到传真后要尽快通知对方,以免对方不放心。这既是传真的工作程序,也是一种文明礼貌。

传真使用方法

  一、 发送传真

  1. 按【传真】键

  2. 放入原稿

  3. 输入传真号码

  4. 按【启动】键发送传真

  二、 接收传真

  1. 接收模式设定,可以通过面板的【收传真自动/手动】键切换至【传真自动】或【传真手动】模式。

  传真自动:在指定的振铃次数内可以接听电话(默认振铃4次),然后自动给传真信号。

  传真手动:每次都需要接通电话后,再按启动键接收传真。

  2. 如何手动给传真信号?

  接通电话后,按面板的绿色启动键。

  三、 如何PC发送传真(以Win7系统为例)

  1. 正确安装驱动(可以通过随机光盘安装)

  2. 文件——打印(快捷键Ctrl+P)——出现以下对话框,找到DocuPrint M115 fax——点击“OK”

  3. 拨号,添加号码,然后点击开始即可。

  如果需要拨分机,请使用暂停键

  四、 如何PC接收传真(以win7操作系统为例)

  PC-Fax接收功能:将接收到的传真信息存储到内存中,并将它自动发送到计数机中,即使计算机关闭,设备仍会接收传真,并存储在内存中,液晶屏会如下显示存储传真的数量【PC Fax 信息:001】,

  打开计算机并运行PC-fax接收后,内存中的传真会自动发到计算机中。

  1. 在控制面板打开“PC Fax 接收”功能

  功能——向下键找到【传真】——Ok健然后向下健,找到【远程传真选项】——OK健找到【PC Fax 接收】——将选项改为“开”(如果需要接收PC传真的同时收到一份纸质传真,即将【备份打印】改为“开”,否则改为“关”)。

  2. 在PC端安装并打开【PC Fax 接收】,随机光盘中有相关软件。

  开始——所有程序——Fuji Xerox——DocuPrint M115f/fs——PC Fax 接收——接收

  3. 右击计算机任务栏中的 PC-FAX 图标,然后点击 PC-Fax 接收设置。出现 PC-Fax 接收设置对话框,可以设置接收文件的路径以及接收文件的格式等

  4. 浏览新的 PC-FAX 信息

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