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职场电话基本礼仪有哪些

发布时间:2021-08-29

  身处职场,无论你诗司领导层还是普通的办公人员,都不可避免的要接电话和打电话。电话沟通与面对面沟通完全不同。面对面沟通谈业务时,你能清楚地看到对方的表情和动作,很直观地接收到对方表达的信息。下面是小编给大家搜集整理的职场电话礼仪文章内容。希望可以帮助到大家!

  职场有哪些打电话的礼仪?

  1、及时接听

  职场中有时接电话也有低潮期,一个电话总是要响了几声才去接听,其实这样是不合适的。铃响后应及时拿起电话,不带任何情绪化,否则就是我们在职场上缺乏效率、不够专业的表现。如果对方事情很着急,延迟接电话会令对方产生焦虑情绪。因此,电话铃声在响过两声之后及时接听,是一个非常合适的时机,如果电话相距较远,或者走不开未能及时接听,应该在拿起电话后首先表示歉意。

  2、移动电话礼仪

  “开会关机或转为震动”是基本的职场电话礼仪。当会议中其他人在发言或者传达重要的事情,如果手机铃声突然响起,不但打断了发言人的思路,也会转移参会者的注意力,使会议受到干扰,对与会人员也不尊重。

  3、拨打电话礼仪

  拨打电话之前,首先将电话内容整理清楚。对方接听后首先说“您好,我是(或单位名称),请问总在吗?”,确定人员后,将事先准备的通话内容一一讲述,并确认对方清楚(比如:“我说明白了吗?”而不是“你听清楚了吗?”),等对方挂断后再放下电话。

  如非必要,不要在筏作时间(如休息、用餐时间、节假日等)打电话。

  职场电话礼仪有哪些

  1.主动自报单位名称或者姓名,别等对方询问时再回答。

  无论是接电话,还是打电话,在电话接通时,都要先说“您好,这里是(单位名称)”或者说“您好!我是”。

  主动自报单位名称或者姓名,能够让对方先明确你的身份,心理有所准备。如果在电话接通时,你直接问“请问在吗?”无论对方是不是你要找的人,都会产生一种很唐突的感觉。

  2.如果你是拨打电话的一方,在电话中断时,要主动回拨过去。

  在打电话时,偶尔会发生电话中断的情况,在电话中断后,如果刚才你是拨打电话的一方,要主动再拨过去。即使刚刚在电话里,主要的事情已经交谈结束,也要再拨过去说明一下电话中断的原因,如“信号不好……”,然后再向对方说“再见”,也能体现出对对方的尊重和重视。

  3.“请您稍等”时间不宜过长,通常不超过1分钟。

  当对方要询问的信息你不清楚或不确定,需要查资料时,要先说一句“请您稍等”。但是,让对方等的时间不宜超过1分钟。当电话在1分钟内重新拿起时,要先向对方说一句“很抱歉,让您久等了”。

  如果对方询问的信息你一时半会儿找不到,就要向对方说明情况,让对方先忙别的事情,而不是长时间守在电话旁。如说“不好意思,您要的数据或者资料,我这边再确定一下,等会儿给您打过去”。如果让对方长时间守在电话旁,不仅浪费时间,而且,对方的心情也会受到影响。试想,你守着听筒却听不到声音,心情会不会变得烦躁?

  4.在电话铃声第三次响起前,接起电话。

  当你在忙别的事情,在电话铃声响了很久之后才接起时,记得向对方说明情况,表达歉意。

  5.养成左手接电话的习惯。

  打电话时,要养成左手拿听筒,右手边放着笔和纸,随时做记录的准备。

  倘若你习惯右手接电话,当对方要告诉你需要记录的信息时,比如电话号码、QQ号、邮箱时,你要先将电话从右手换到左手,可能会错过信息,要对方再三重复,无形中浪费了时间。

  左手接打电话,是节约时间,提高办事效率的好习惯。

  6.在电话里谈业务时,要提前约定时间,准备资料。

  在电话里谈业务,双方要提前约定好时间。在双方都合适的时间内交谈,同时,也能提前准备相关资料。如果没有提前约定,可能电话打过去,对方正好在忙,难免唐突。而且,对方也没有提前准备相关资料,在交谈的过程中,因为查资料也会浪费时间。

  7.养成让对方先挂电话,自己后挂电话的习惯。

  在交谈完毕后,要养成让对方先挂电话的习惯。尤其当对方是客户公司或者上司时,一定要等对方挂断电话之后,自己再挂电话,这也是尊重对方的行为。

  身为公司员工,你的每一个行为都代表着公司的形象。良好的电话礼仪,也在无形中向对方传递着公司的形象。

  电话礼仪,不仅体现于职场,日常的每个电话,都需要注重礼仪。好的电话礼仪也能体现一个人的礼仪礼貌和修养。

  职场中不可不知的电话礼仪

  打好腹稿。

  电话的特点,及时性强,承载的信息量小。

  今天我一出门钱包就被偷了,发个朋友圈“有贼啊,我被偷了,怎么办啊,在线等”,我有病吧?……

  还不是要打个电话给警察叔叔,三五句话把事儿说明白了,等候上门服务。

  打电话前,先想清楚自己要说什么,如何称呼,怎样表达,用什么语气,该怎么措辞。

  要说的事怕记不住,就一二三四写下来。

  通话时间宜短不宜长,最好控制在三分钟之内。长话短说,废话不说,没话别说。

  拿着电话玩捉迷藏,“你猜我是谁”,你咋这么寂寞呢……

  打电话给对方,一定要自报家门。

  “您好,请问是崔永元老师吗?我是兄弟连教育的李明”,尊称问好,先介绍自己。

  确认对方身份后,务必要来一句,“请问您现在方便讲电话吗?”

  打电话要挑一个“对方不烦你的时间”。休息时间尽量不打,除非万不得已。

  晚上十点以后,早上七点之前,没什么火烧眉毛的事不要打电话,实在是有急事,你第一句话要说的是抱歉,“事关紧急,打搅您了”。

  就餐时间尽量别打电话,工作这么忙,中午就这么点时间吃个饭,享受下生活,你给我打了个长长的电话,影响我的食欲,破坏我的消化系统,那么招人烦呢。

  我老婆在一家软件企业负责招聘时,晚上回到家刚要吃饭,白天应聘实习生的一位小伙子打来电话,不管你方不方便,反正噼里啪啦嘁哩喀喳就是一通讲啊……

  等她放下电话,菜已经凉透了。

  这就太自我为中心了,你的事儿是事儿,但别人的时间也是时间。

  如果和外国人沟通,尤其美国、欧洲这样距离较远的地,别忘记时差,否则一不小心就成午夜凶铃了……

  打电话时,要整个像样的造型。

  一位牛逼闪闪的销售,晚上穿着睡衣要休息了,突然想起来,有一个重要的客户电话没打,如果是你会怎么做?

  躺在床上打完就睡了呗。

  他爬起来,换上衬衫,打上领带,洗洗脸,照照镜子,坐在客厅的沙发上给客户打电话……他老婆以为他疯了!

  他说,“客户能从我的声音里听出来”。

  想象一下,在床上睡意朦胧的打电话,声音会不会多多少少带着一点懒散?你的注意力可能会非常集中吗?你的声音可能会非常热情吗?

  为什么很多客服的电话前,会放一面小镜子?

  女人都是爱美的,一接电话,她们会本能的照镜子,下意识的整理头发和衣服,保持良好的姿态和仪容。

  电话另一端的人虽然看不到,但其实你笑没笑,他是能听出来的。

  电话沟通中,要特别注意两件事:

  一,不要打断对方讲话

  二,给对方明确的回应

  让对方把话讲完,不论他说的对或不对,这是基本的尊重。

  沟通中要注意回应,适时的说“好的/可以/没问题”,不要半天不吭声,或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……

  讲话后询问对方意见,不要说“你听清楚了吗”,要说“我讲明白了吗”。

  在开放式的办公环境,手机最好设置为振动,或者调小铃声。

  面试一位应聘者,你一本正经的像个称霸职场的御姐,突然手机响了,“海草海草,随波飘摇”,所有的武装灰飞烟灭……

  去见客户谈合作,装的人模狗样二五八万的像个职场精英,不合时宜的有人打来电话,“大王派我来巡山,我把世间转一转”,逗逼属性暴露无遗……

  一个办公室坐了很多人,手机铃声此起彼伏,一会儿一首小苹果,一会儿一首最炫民族风,大家不用工作了,直接广场舞扭起来吧……

  我上班时,即便不是开会或讲课,手机也都会调成振动,避免对别人的打扰。为了防止漏接电话,戴个手环,有来电它也会呜呜呜的振,来提醒我。

  接电话也大有讲究。

  铃声一响,你马上就接起来,对方吓一跳,没有心理准备,这不礼貌。而且,江湖传说,电话响第一声时辐射最大。

  最佳的时间,是电话响两三声后接听。

  如果响到六声以上,你还没有接电话,对方会十分急躁,因为他在这段时间,几乎所有注意力都在电话上。这种情况,接听电话后应该首先致歉。

  职场中常用的联系人,最好存在通讯录里。

  试想下,如果对方电话打过来,你一接,“您好……”和“喂,老王啊,今儿这么有空想起我来了呢……”感觉是不是差很多?

  一声“您好”是透着礼貌,但也透着陌生,对方没准儿还琢磨呢,老李这个家伙居然没存我手机号,这货没拿我当朋友啊……

  挂电话前,不要忘记总结确认。

  在电话沟通中,达成了什么共识,告知了几件事情,一定要最后做一下确认。

  “冰冰,关于合同,我们拟定一大一小两份,是不是?”“王总,我和您确认下刚说的三件事,一,世界杯帮您下注冰岛夺冠;二,您的股票能出的都出了;三,帮您再买十个比特币,您看是不是就这三件事?”

  这个动作至关重要,编筐编篓全在收口。

  谁先挂电话,是一个有意思的问题。

  以前有人和我说,“对方先挂”,这个想法其实有bug,万一对方也这么想怎么办?就进入了死循环,两人都挺着,看谁手机先没电……

  职场使用手机时须注意的问题

  要安全使用。 一个有经验的人员是不应该用移动电话来传送重要信息的。尤其在国际交往中,有些非法组织和个人使用窃密的工具,窃取移动电话中的信息资料。所以,从保密的要求来讲,移动电话是不适合传递重要信息的。要注意遵守安全规范,比如开车的时候不打手机,乘坐飞机时手机要关机,在加油站附近和病房之内不使用手机等。

  要文明使用。 这一要求是在使用手机时要有尊重人、爱护人、关心人、体谅人的意识。在公众场合,要养成手机改成振动或者静音、甚至关机的习惯。不要让手机在大庭广众之中频频响起,更不要在人多之处接听电话。另外,手机有一些特殊的附带功能,比如发短信、拍照等。在使用这些功能时就要注意,给别人拍照要先征得对方同意。发手机短信应该发有效、有益的信息。

  要规范使用。首先,使用手机通话,跟使用座机是一样的,礼貌用语要有,电话该谁挂就是谁挂,该道别就要道别。这些要按照一般座机的使用规则去遵守。其次,手机也同样不宜相互借用,手机里储存的电话号码、短信以及通话记录等,从某种意义上讲都是个人隐私。

  在礼仪上解决顺序的问题,原则是:尊重为先

  谁是尊者?

  长辈是尊者,在职场,客户是尊者,老板是尊者,领导是尊者,异性交往中女性是尊者。

  我给家中八十多岁的姥姥打电话,她是用的座机,我用手机一按就挂了,老人家动作慢,我一定要拿着手机等着,听到她慢慢把电话撂下了,我再挂,这是很重要的一个细节。

  外孙子打个电话,挂的猴急猴急的,她电话还在手里拿着呢,我这边嗖一下按了,挂断电话的嘟嘟声会不会让她觉得有点失落?

  最后,聊一聊和求职相关的电话操作。

  很多年轻人担心求职被骗,明哥安利大家一个小技巧。

  HR电话邀约的时候,自报家门语速往往较快,而且公司名可能说的还是简称,人刚接电话的时候注意力又不集中,最后可能也没听清公司名,还不好意思问。

  技能包来了——

  “您好,喂,您好,喂……抱歉啊,我刚才手机信号不好,您说您是哪家公司?”

  耍个小心眼不可耻,在对方重复后记下来,上网去搜索下,如果有小伙伴上过当,很容易看到警示信息。通过企查查、天眼查等了解下公司基本情况,通过看准网、职友网等看看其他人评价,知己知彼。

  电话面试大多用于候选人初筛,快速甄别不符合标准的应聘者,相比肉身面对面的碰撞,省时省力也省钱。但见不到活物,很多人总觉得月光光心发慌,其实,电话面试更容易“作弊”……

  去公司面试,自我介绍你需要写好背熟。电话面试就简单了,写好照着念就行了,只要不是念的照本宣科好像朗读小学课文。反正面试官又看不到你真人,不知道你是不是投机取巧。

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