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群发邮件需注意的礼仪

发布时间:2019-11-19

  在日常办公中,我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况,这就需要使用到邮件的群发功能。

  在邮件发送操作中有下面几个概念:

  收件人

  收件人是您所发送邮件的接收者,您可以直接填写他的邮件地址,或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。收件人可以并列多个,通常以分号隔开。

  抄送地址

  点击“添加抄送地址”打开抄送地址输入框,抄送地址也是您所发送邮件的接收者,您可以直接填写对方的邮件地址,或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

  暗送地址

  点击“添加暗送地址”打开地址输入框,暗送地址也是您所发送邮件的接收者,您可以直接填写他的邮件地址,或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。对方收到邮件时,收件人和抄送人的邮箱中不会显示暗送人地址。

  群发邮件时,可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三种形式。

  如果您给某人和其他人一起发邮件时,不介意大家知道你在同时发给其他人,则可以使用“并列收件人”和“抄送”。信件的所有收件人都能够看到其他收件人、以及您指定为“抄送”的收件人地址,但看不到“密送”中所列的地址。

  “密送”代表“不显示的副本”。这极相似于“抄送”功能,只不过“密送”的收件人名址不会被其他收件人看到,而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看见。

  假如您给很多客户一起发邮件,此时就不应当使用“并列收件人”和“抄送”,否则原本不认识的客户之间,可能通过您的邮件,得到了其他不认识的客户的邮件地址。而泄露客户个人信息的人,就是您了。此时,使用“密送”更为妥当。

  但是,即使是“密送”,也要慎重使用,因为对方的邮箱可能还有超级厉害的“全部回复”的功能。不同邮箱的“全部回复”功能不同。我们再来看两个回复操作中的概念:

  回复:选择一封邮件,点击“回复”链接,将进入写邮件页,回复邮件给发件人。此功能是一对一形式,“谁发给我,我就给谁回复”。

  全部回复:选择一封邮件,点击“全部回复”链接,将进入写邮件页,有的邮箱的“全部回复”功能,是只回复给“发件人”和“抄送”中的邮件地址。(在有些邮箱中“全部回复”不回复给并列收件人,所有并列收件人地址在收件人的收信页面中都能看到。抄送者可以被“全部回复”,并列收件人则不能直接“全部回复”。这就是某些邮箱“并列收件人”和“抄送”的区别。)

  注意,有的邮箱的“全部回复”功能超级强大,是回复邮件给所有并列发件人和发件人在发送该封邮件时填写的所有“抄送”和“密送”中的全部邮件地址。如果对方邮箱具有密送“全部回复”功能,那么无论您是使用“并列收件人”、“抄送”还是“密送”,当对方点击“全部回复”时,您群发的所有邮箱姓名地址都将出现在回复邮件页面的“收件人”输入框中。也就是说,无论您是否“密送”,都无法真正保密。这样不但客户名址全部泄露,而且更严重的情况是,如果回复人也是个马大哈,随便点了“全部回复”而没有注意到“收件人”输入框中自动跳出了那么多人的地址,那么他给您一个人回复的邮件,有可能同时发给了一群不相干的人,这会给我们的工作带来极大的麻烦。

  需谨记的事项:

  给重要人物的重要邮件一定要一对一单独发送。

  群发操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是否妥当。一旦发出,“覆水难收”。

  不重要的通告式非保密邮件,可以在特定地址非保密组群里以三种形式群发,但要根据对方邮箱特性,慎重选择使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送(密送)”功能。

  回复他人邮件时,一定要再次检查收件人地址是否正确。

  使用尊称。按照中国传统习惯,对尊者勿直呼其名,姓+尊称可以;姓+名+尊称可以;名+尊称亦可,只叫“名”或只叫“姓+名”无尊称,可能就不够得体了。尤其是直呼且只呼其名(姓和尊称都没有叫出),在关系不够深的时候会让对方感觉不适。(当然,关于称呼的礼仪,在不同文化下是不同的,此处不做讨论了。)

  再次强调:记住别人的名字,在适当的时候能够称呼别人的名字。如果您已经知道对方的名字,那么,当您给对方发邮件时,“尊敬的某经理:……”要比“经理您好:……”收到回信的概率大很多,因为后者这样的称呼容易让对方联想到,您的这封邮件是群发出来的广告邮件,没有必要认真对待。

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